در مقالهای که توسط «Nejati» و همکارانش در سال 2021 در نشریه Engineering Workflow Quarterly منتشر شد، بهطور عمیق به تأثیرات منفی نبود گردشکار دیجیتال در پروژههای مهندسی، بهویژه در صنایع EPC (مهندسی، تأمین، ساخت) پرداخته شده است. این مقاله بر اساس مطالعات میدانی در بیش از ۲۰ پروژه عمرانی و صنعتی بزرگ در کشورهای مختلف، علل و پیامدهای تأخیرهای زمانی را تحلیل کرده و به این نتیجه میرسد که نبود گردشکار دیجیتال یکی از علل اصلی ناکارآمدی و اتلاف منابع در پروژههاست.
نویسندگان تأکید میکنند که در بسیاری از پروژههای بزرگ، فرآیندهای اصلی مانند تأیید مدارک، ثبت درخواستها، ارجاع کار، ثبت نتایج، پیگیری اقدامات اصلاحی و اطلاعرسانیها همچنان بهشکل دستی یا نیمهدیجیتال انجام میشود. یعنی یک گام از طریق ایمیل، گام دیگر با تماس تلفنی، و مرحله بعدی با یک فرم کاغذی یا یک فایل اکسل که پرینت گرفته و امضا میشود. این پراکندگی و عدم اتصال مراحل بهصورت خودکار، منجر به گمشدن اطلاعات، تأخیر در اقدام، سردرگمی مسئولان و توقف کارهای اجرایی میشود.
بررسی دادههای آماری در پروژهها نشان میدهد که بهطور میانگین بیش از ۲۵٪ تأخیرات در اجرای فعالیتهای کلیدی پروژه ناشی از انتظار برای تأییدیهها، تأمین اطلاعات یا دریافت دستورالعمل از بخشهای دیگر است. این تأخیرها معمولاً در اثر نداشتن مسیر مشخص گردشکار، نبود شفافیت در وضعیت هر درخواست، و دشواری در ردیابی مسئولیتها و اقدامات قبلی ایجاد میشود.
در یکی از مطالعات موردی، فرآیند صدور تأییدیه برای نصب یک تجهیز مکانیکی بهطور معمول بیش از ۷ روز زمان میبرد، چرا که فرمهای مربوطه باید بین چهار بخش مختلف بهشکل دستی امضا میشد و در هر گام نیز پیگیری از طریق تماس یا ایمیل انجام میگرفت. این در حالی است که در صورت استفاده از گردشکار دیجیتال خودکار، این فرآیند میتوانست در کمتر از ۲۴ ساعت انجام شود.
مقاله همچنین نشان میدهد که در پروژههایی که از گردشکار دیجیتال استفاده نمیکنند، افراد اغلب نمیدانند چه کسی مسئول انجام گام بعدی است، در چه تاریخی وظیفه به او ارجاع شده، وضعیت فعلی پرونده چیست، و در صورت تأخیر، چه کسی باید پاسخگو باشد. این عدم شفافیت و نبود ردپای دیجیتال برای اقدامات قبلی، منجر به ایجاد بینظمی، سوء تفاهم و حتی تنشهای سازمانی میشود.
از دیگر مشکلاتی که در مقاله ذکر شده، عدم هماهنگی میان تیمهای مختلف پروژه است. مثلاً مهندسی طرح، تیم تأمین کالا، تیم نصب و بخش کنترل کیفیت، هر کدام فرآیندهای خاص خود را دارند که بهشکل جداگانه انجام میشود. وقتی گردشکارها بهصورت دستی باشد، ارتباط این تیمها بهطور خودکار برقرار نمیشود و هر تیم باید جداگانه بهدنبال دریافت اطلاعات مورد نیاز خود باشد.
مقاله تأکید میکند که نبود گردشکار دیجیتال تنها باعث کندی پروژه نمیشود، بلکه باعث افزایش ریسکهای مالی و قراردادی نیز هست، چرا که بسیاری از اسناد فاقد امضاهای معتبر، تاریخهای دقیق و شواهد کافی برای اثبات عملکرد پروژه در جلسات کارفرما یا ممیزیهای آتی هستند.
در نتیجهگیری مقاله، نویسندگان اعلام میکنند که راهحل اصلی برای خروج از این وضعیت، طراحی و استقرار یک سامانه دیجیتال گردشکار یکپارچه است که تمام مراحل درخواست، تأیید، اقدام و بایگانی را بهشکل ساختیافته، قابلپیگیری و هوشمند انجام دهد.
در همین راستا، سامانه پندار بهعنوان یک پاسخ واقعی، تخصصی و عملیاتی به تمام چالشهای مطرحشده در این مقاله وارد میشود. پندار نهتنها دارای گردشکار دیجیتال قابلپیکربندی برای انواع فرآیندهای پروژهای است، بلکه قابلیت اتصال خودکار مراحل مختلف را دارد. بهعنوان مثال، وقتی یک درخواست بازرسی ثبت میشود، پندار بهصورت خودکار آن را به مسئول تأیید ارجاع میدهد، پس از تأیید، ابلاغیه را به تیم اجرایی میفرستد، و پس از انجام، بهصورت خودکار یک گزارش استاندارد تولید و ذخیره میکند.
تمامی این مراحل با زمان دقیق، امضای دیجیتال، نقش کاربر و سابقه اقدامات در سیستم ثبت میشود. هیچ اطلاعاتی گم نمیشود، هیچ وظیفهای فراموش نمیشود، و تمام تصمیمگیریها بر اساس دادههای شفاف و قابلاعتماد صورت میگیرد.
سامانه پندار امکان پیکربندی انواع گردشکار سفارشی را نیز دارد. یعنی هر پروژه میتواند ساختار تصمیمگیری، سطوح تأیید، اسناد مورد نیاز، و مسیر گردش اطلاعات را بر اساس ساختار خود در سامانه تعریف کند. این انعطافپذیری، سامانه را برای انواع پروژههای EPC در صنایع نفت، گاز، پتروشیمی، نیرو و ساختوساز مناسب میسازد.
با استفاده از پندار، نهتنها سرعت پروژه بهطور چشمگیری افزایش مییابد، بلکه بهرهوری، هماهنگی بین واحدها، دقت در پیگیری اقدامات و پاسخگویی در جلسات کارفرما نیز به سطحی حرفهای و شفاف میرسد. این سامانه، عملاً پُلی است میان اطلاعات، فرآیندها و تصمیمگیریها که با حذف تأخیرات، ریسکها و سوءتفاهمها، مسیر پروژه را بهسمت موفقیت هموار میکند. پندار، نهتنها یک ابزار، بلکه یک زیرساخت حیاتی برای اجرای مؤثر پروژهها در عصر دیجیتال است.
