در مقالهای که توسط «Tan» و «Wu» در سال ۲۰۱۹ در نشریه Document Management Today منتشر شد، موضوع بارگذاری شدید و غیرقابلکنترل اسناد در پروژههایی که از سیستمهای پراکنده و غیریکپارچه استفاده میکنند، به شکلی دقیق و تحلیلی بررسی شده است. این مقاله، حاصل مطالعات میدانی و بررسی عملکرد سیستمهای مدیریت مستندات در پروژههای زیرساختی بزرگ، بهویژه در صنایع پیچیدهای مانند نفت و گاز، نیرو و ساختوساز است. نویسندگان با تکیه بر دادههای تجربی، نشان میدهند که سیستمهای غیریکپارچه باعث تکرار، تناقض، اتلاف زمان، سردرگمی پرسنل و حتی شکست در تطابق با الزامات قانونی و قراردادی میشوند.
مطالعه نشان میدهد که در بسیاری از پروژهها، هر بخش برای خود یک روش خاص برای تولید، ذخیرهسازی و بایگانی اسناد دارد. تیم کنترل کیفیت، گزارشها را در قالبهای Word و PDF تولید میکند. تیم مهندسی از نرمافزارهای CAD و اکسل استفاده میکند. تأمینکنندگان فایلهایی با ساختار متفاوت میفرستند و واحد اجرایی، گزارشهای روزانه را بهصورت دستی یا پیامرسان ثبت میکند. این تکهتکه بودن سیستمها باعث میشود روزانه دهها سند تکراری، ناسازگار یا ناقص وارد چرخه اسناد شود.
Tan و Wu تأکید میکنند که یکی از مهمترین آسیبهای ناشی از این وضعیت، خستگی تصمیمگیران و مدیران پروژه در مواجهه با حجم بالای اسناد بدون ساختار است. بهجای دسترسی سریع به اطلاعات صحیح، افراد باید ساعتها وقت صرف جستجو، تطبیق و اعتبارسنجی اسناد کنند. این مسئله منجر به کاهش بهرهوری، افزایش اشتباهات و ایجاد تنشهای سازمانی میشود.
در پروژههای بررسیشده در مقاله، مشخص شد که در بازهای تنها طی دو ماه، بیش از ۴۰ هزار فایل سند دیجیتال از سوی پیمانکاران، تأمینکنندگان، مشاوران و تیمهای میدانی تولید شده بود، بدون آنکه ساختار طبقهبندی مشخص، مسیر گردش کار استاندارد یا سیستم بررسی یکپارچهای وجود داشته باشد. این اسناد در پوشههای متعدد و سرورهای پراکنده ذخیره شده بودند و بازیابی آنها در زمان لازم بسیار دشوار بود. در یک مورد خاص، عدم دسترسی سریع به نسخه صحیح نقشه باعث نصب اشتباه یک تجهیز حیاتی شد که خسارت مالی سنگینی را به پروژه وارد کرد.
در بخش دیگری از مقاله، نویسندگان اشاره میکنند که نبود استاندارد مشترک در نامگذاری فایلها، نسخهگذاری، تأییدیههای رسمی و ثبت تاریخها باعث میشود که تیمهای مختلف نتوانند با اطمینان از جدیدترین و معتبرترین نسخه اسناد استفاده کنند. به همین دلیل، حتی فرآیندهایی که ظاهراً انجام شدهاند، عملاً غیرقابل اثبات، غیرقابل پیگیری و فاقد اعتبار حقوقی میشوند.
از دیگر پیامدهای سیستمهای پراکنده، مشکل تطابق با الزامات قراردادی و استانداردهای بینالمللی در زمینه کنترل اسناد است. شرکتهایی که از چنین سیستمهایی استفاده میکنند، اغلب در ممیزیهای کیفیت، زیانهای حقوقی یا رد پرداختهای مالی از سوی کارفرما با شکست مواجه میشوند، چرا که نمیتوانند سند دقیق، بهموقع و معتبر از فرآیندها و فعالیتهای انجامشده ارائه دهند.
در چنین بستری، نویسندگان مقاله نتیجهگیری میکنند که تنها راه نجات پروژهها از این وضعیت، استقرار یک سامانه یکپارچه، ساختیافته، استانداردمحور و هوشمند برای مدیریت کل چرخه عمر اسناد است. دقیقاً در همین نقطه، سامانه پندار بهعنوان یک پاسخ تخصصی، عملیاتی و بومیسازیشده وارد میدان میشود.
پندار، با طراحی یک زیرساخت دیجیتال یکپارچه برای کنترل و مدیریت مستندات در کل چرخه پروژههای EPC، دقیقاً پاسخی است به بحرانهایی که در مقاله Tan و Wu ذکر شدهاند. این سامانه امکان تولید، ذخیره، توزیع، نسخهگذاری، تأیید و آرشیو اسناد را بهصورت یکپارچه، طبقهبندیشده و با قابلیت رهگیری دقیق فراهم میکند. تمامی اسناد در پندار با متادیتای استاندارد، کدهای یکتا، تاریخ و زمان دقیق، نقش افراد و وضعیت گردش کار ثبت میشوند.
با استفاده از پندار، دیگر نیازی نیست تیمهای مختلف از ابزارها و پوشههای متفاوت استفاده کنند. همه از یک سیستم مرکزی با رابط کاربری مشخص استفاده میکنند که دسترسیها را بر اساس نقشها کنترل میکند. اسناد هر مرحله، پس از تأیید در سیستم به مرحله بعد منتقل میشوند و همواره آخرین نسخه در دسترس است.
ویژگی منحصربهفرد پندار، اتصال سامانه مدیریت مستندات به سایر زیرسیستمهاست: کنترل کیفیت، برنامهریزی، ساخت، تأمین و مالی. این ارتباط باعث میشود اسناد نهتنها ذخیره، بلکه بهطور عملیاتی در فرآیندهای واقعی پروژه استفاده شوند و ردپای دیجیتال هر اقدام مستندسازی شود.
همچنین، با داشبوردهای پندار، تیم مدیریت پروژه میتواند در هر لحظه وضعیت اسناد حیاتی را ببیند: چه چیزی تأیید شده؟ چه چیزی در انتظار بررسی است؟ چه نسخههایی تغییر کردهاند؟ و چه کسی مسئول اقدام بعدی است؟ این شفافیت باعث تسریع تصمیمگیری، افزایش دقت، کاهش اتلاف زمان و جلوگیری از اشتباهات گرانقیمت میشود.
در نهایت، پندار نهتنها ابزاری برای مدیریت اسناد است، بلکه سکویی هوشمند برای کنترل پروژه، ایجاد انضباط سازمانی، کاهش ریسکهای حقوقی، و افزایش بهرهوری واقعی در پروژههای پیچیده است. سامانه پندار همان درمانی است که Tan و Wu در مقاله خود آن را لازم میدانند، اما فراتر از درمان، بستری برای تحول دیجیتال واقعی در صنایع نفت، گاز و ساختوساز نیز هست.
