مقالهای که توسط Farooq و Davis در سال ۲۰۱۶ در Journal of Project Monitoring منتشر شده، به بررسی تأثیرات منفی سیستمهای دستی ثبت لاگهای بازرسی در پروژههای صنعتی و عمرانی میپردازد. نویسندگان با تحلیل تجربیات پروژههای بزرگ و مطالعات میدانی، به این نتیجه میرسند که استفاده از روشهای کاغذی یا مبتنی بر فایلهای دستی مانند اکسل برای ثبت اطلاعات بازرسی، منبعی عظیم از اتلاف زمان، افزایش خطا، افت کیفیت تصمیمگیری و تأخیر در فرآیندهای کنترل کیفی است.
در سیستمهای سنتی، بازرسان اطلاعات بازرسی میدانی را روی کاغذ یا فرمهای نیمهدیجیتال وارد میکنند. سپس این اطلاعات باید توسط فرد یا تیمی به صورت دستی به سیستمهای مرکزی وارد شده، بررسی و بایگانی شود. این فرآیند نه تنها زمانبر است، بلکه مستعد خطاهای انسانی مانند جا افتادن داده، اشتباه در خواندن دستخط، ورود اشتباه دادهها و دوبارهکاری است. Farooq و Davis نشان میدهند که در پروژههایی که لاگهای بازرسی بهصورت دستی انجام میشود، احتمال خطاهای ثبتی تا ۴۰ درصد بیشتر از سیستمهای دیجیتال است.
از دیگر مشکلات، میتوان به تأخیر در دسترسی به اطلاعات بازرسی اشاره کرد. وقتی دادهها روی فرمهای فیزیکی ثبت میشوند، تحلیلگران پروژه یا مدیران برای مشاهده آن باید صبر کنند تا این اطلاعات جمعآوری، وارد سیستم و سپس پردازش شود. این تاخیر میتواند تصمیمگیریهای حیاتی پروژه را دچار مشکل کند. برای مثال، اگر یک مورد عدم انطباق (NCR) به موقع گزارش نشود یا مسیر پیگیری آن بهدرستی ثبت نگردد، ممکن است منجر به نصب تجهیز غیرقابلقبول، توقف پروژه یا حتی حوادث ایمنی شود.
همچنین، دادههای ثبتشده بهصورت دستی عموماً ساختار نیافته هستند و امکان گزارشگیری دقیق و تحلیل روندها را نمیدهند. Farooq و Davis بیان میکنند که بسیاری از پروژهها فاقد ابزارهای مؤثر برای استخراج دادههای معنادار از فرمهای دستی هستند و در نتیجه، مدیریت کیفیت تنها به اقدامات واکنشی محدود میشود نه پیشگیرانه. این موضوع باعث کاهش کارایی کنترل کیفی در پروژههای EPC (طراحی، تأمین، اجرا) میشود.
از منظر مدیریتی نیز، عدم شفافیت و نبود ردگیری دقیق فرآیند بازرسی، باعث میشود که نقش واحدهای بازرسی در پروژهها تضعیف شده و فرآیندهای کنترل کیفیت به یک فعالیت فرمالیته تبدیل شود. گزارشهای نهایی با تاخیر ارسال میشوند و در بسیاری موارد امکان اعتبارسنجی صحت دادهها وجود ندارد، زیرا منبع داده بهصورت دستنویس و بدون اطلاعات دیجیتال پشتیبان بوده است.
در این زمینه، سامانه پندار با طراحی زیرسامانه هوشمند بازرسی خود، راهکاری جامع و دقیق برای رفع تمامی این ناکارآمدیها ارائه میدهد. پندار از ابزارهای دیجیتال مانند اپلیکیشنهای موبایلی ویژه بازرسان استفاده میکند که امکان ثبت آنلاین نتایج بازرسی، درج عکس، امضا، مختصات جغرافیایی و حتی صدا را فراهم میسازد. این دادهها بهصورت بلادرنگ (Real-time) به سامانه مرکزی منتقل شده و در بانک اطلاعاتی ساختیافته ذخیره میشوند.
برخلاف روشهای دستی، بازرسی در پندار بر پایه چکلیستهای هوشمند و قابل تنظیم انجام میشود. این چکلیستها مطابق با استانداردهای پروژه، نوع تجهیز و مرحله کاری طراحی شدهاند و به بازرسان کمک میکنند که هیچ مرحلهای را از قلم نیندازند. همچنین سیستم بهصورت خودکار نواقص را شناسایی کرده و فرآیند صدور NCR و پیگیری آن را آغاز میکند. این اتوماسیون باعث کاهش چشمگیر در زمان و خطای انسانی میشود.
پندار همچنین امکان مشاهده فوری نتایج بازرسی توسط مدیران پروژه، مشاور و کارفرما را فراهم میکند. این دسترسی بلادرنگ به اطلاعات، باعث میشود تصمیمات مدیریتی با دقت و سرعت بسیار بالاتری گرفته شود و از بروز مشکلات زنجیرهای ناشی از تأخیر در انتقال اطلاعات جلوگیری گردد. تمام لاگهای بازرسی دارای زمان، مکان، هویت بازرس و اطلاعات پشتیبان قابل ردیابی هستند، که شفافیت و اعتبار گزارشها را به حداکثر میرساند.
یکی از برجستهترین قابلیتهای پندار در این حوزه، امکان تحلیل دادهها و استخراج شاخصهای کیفیت، روند بازرسیها، درصد عدم انطباق، زمان پاسخگویی به NCR و سایر معیارهای عملکردی است. این اطلاعات به مدیران پروژه اجازه میدهد که بهجای واکنش به بحران، فرآیند کنترل کیفیت را بهصورت پیشنگر و تحلیلی مدیریت کنند.
پندار با فراهم کردن زیرساخت دیجیتال جامع برای بازرسی، عملاً تمام ناکارآمدیهای ذکرشده در مقاله Farooq و Davis را از میان برمیدارد. این سامانه نهتنها سرعت و دقت بازرسی را افزایش میدهد، بلکه فرآیند مدیریت کیفیت را به یک سازوکار شفاف، پایدار، قابل تحلیل و یکپارچه با سایر بخشهای پروژه تبدیل میکند. در نتیجه، بازرسی دیگر یک فعالیت جانبی نیست، بلکه به قلب تصمیمگیری و کنترل پروژه تبدیل میشود. پندار نشان میدهد که دیجیتالسازی واقعی در بازرسی میتواند نقطه آغاز تحول در کیفیت پروژهها باشد.
