در پروژههای بزرگ EPC (مهندسی، تأمین کالا و ساخت)، ارتباط مؤثر میان ذینفعان مختلف یکی از عناصر حیاتی موفقیت پروژه محسوب میشود. مقالهای که توسط Al-Khalil و Al-Ghafly در سال ۲۰۱۸ در مجله PM World Journal منتشر شد، بهطور دقیق به بررسی موانعی میپردازد که مانع از تحقق ارتباط کارآمد در این نوع پروژهها میشوند. این مقاله نشان میدهد که ضعف در ساختار ارتباطی میتواند منجر به تأخیر، افزایش هزینهها، دوبارهکاری و حتی شکست پروژه گردد.
یکی از اصلیترین چالشهایی که در این مقاله مطرح شده، تفاوتهای زبانی، فرهنگی و فنی میان اعضای تیم پروژه است. در پروژههای بینالمللی یا چندسازمانی، اختلاف در زبان گفتاری، نحوه نگارش و استفاده از اصطلاحات تخصصی میتواند باعث سوءتفاهم، تفسیر نادرست و ناهماهنگی در تصمیمگیری شود. این مسئله در شرایطی تشدید میشود که اطلاعات بهدرستی مستندسازی یا بایگانی نشده باشند.
مشکل دیگر، وجود ساختارهای پیچیده سازمانی است که ارتباط را به جای تسهیل، مسدود میکنند. در چنین ساختارهایی، ارتباط عمودی و افقی دچار اختلال میشود، اطلاعات از کانالهای متعدد عبور میکند و پیامها تا رسیدن به مقصد ممکن است تحریف یا تأخیر پیدا کنند. این موضوع در پروژههای سریعالاجرا که زمان یکی از فاکتورهای بحرانی است، تهدیدی جدی محسوب میشود.
ابزارهای ارتباطی ناکارآمد نیز یکی دیگر از موانع شناساییشده هستند. در بسیاری از پروژهها، هنوز از ایمیل، اکسل یا فایلهای PDF برای تبادل اطلاعات استفاده میشود. این ابزارها نهتنها مستعد خطا هستند، بلکه قابلیت جستوجو، ردیابی و پیوستگی اطلاعات را ندارند. در نتیجه، یافتن یک تصمیم خاص یا پیگیری یک فرآیند ارتباطی، به امری پرزحمت و گاه غیرممکن بدل میشود.
نویسندگان مقاله پیشنهاد میدهند که راهحل این مسائل، استفاده از سامانههای دیجیتال متمرکز است که بتوانند ارتباطات را ساختارمند، قابل ردیابی و یکپارچه کنند. در همین راستا، سامانهای مانند «پندار» میتواند بهعنوان راهکار نهایی و درمانی اساسی برای این چالشها معرفی شود.
پندار با فراهمسازی زیرساخت دیجیتال و متمرکز برای مدیریت ارتباطات، مستندات و فرایندها در پروژههای EPC، مسیر جدیدی برای حل ریشهای این مشکلات باز میکند. یکی از ویژگیهای برجسته پندار، امکان تبادل اطلاعات در یک بستر استاندارد، شفاف و قابل ردیابی است. تمام ارتباطات، اعم از پیامها، مکاتبات، دستورکارها و گزارشها، در محیطی واحد ثبت، آرشیو و قابل دسترسی سریع هستند.
پندار امکان گردش کار (Workflow) ساختاریافته را فراهم میکند که در آن، نقشها و مسئولیتها مشخصاند و هیچ پیامی یا درخواستی از چرخه توجه خارج نمیشود. این گردش کارها باعث میشوند که هر فرآیند بهصورت گامبهگام و قابل پیگیری اجرا شده و تأخیرهای ناشی از فقدان هماهنگی کاهش یابد.
با پشتیبانی از چندزبانگی و امکان تطبیق با فرهنگ سازمانی پروژهها، پندار میتواند بهراحتی در پروژههایی با تنوع جغرافیایی و زبانی مورد استفاده قرار گیرد. این ویژگی بهویژه در پروژههایی با تیمهای چندملیتی، از بروز سوءتفاهمهای ارتباطی جلوگیری میکند و به همزبانی عملی در سازمان میانجامد.
یکی دیگر از راهکارهای مؤثر پندار، داشبورد مدیریتی و تحلیلی آن است که به مدیران پروژه امکان میدهد وضعیت ارتباطات، مستندات و گردش اطلاعات را در لحظه مشاهده و تحلیل کنند. این دید وسیع و دقیق، به بهبود تصمیمگیری، پیشبینی ریسکهای ارتباطی و اقدام سریع در زمان بحران منجر میشود.
پندار همچنین با امکان اتصال به نرمافزارهای طراحی مهندسی، برنامهریزی و منابع، یک محیط کاملاً یکپارچه ایجاد میکند که از ورود دادهها تا استفاده نهایی از آنها، همه چیز تحت کنترل و هماهنگ است. این یکپارچگی مانع از بروز اختلاف نسخهها، اطلاعات متناقض یا ازدسترفتن دادهها میشود.
از منظر مدیریت دانش، پندار تمام ارتباطات، تصمیمها و مستندات را بهصورت طبقهبندیشده ذخیره میکند تا در پروژههای آتی مورد استفاده قرار گیرند. این یعنی تجربهها، خطاها، راهکارها و بهینهسازیهای بهکاررفته در هر پروژه، قابل استخراج و یادگیری هستند و دانش سازمانی حفظ و تقویت میشود.
در مجموع، سامانه پندار نهتنها ابزار تسهیلکننده ارتباط است، بلکه یک زیرساخت تحولآفرین در مدیریت اطلاعات و تعاملات پروژههای EPC محسوب میشود. این سامانه با رفع موانع کلاسیک ارتباطی مانند پراکندگی دادهها، ناکارآمدی ابزارهای سنتی، ناهماهنگی تیمها و ساختارهای غیرقابل رهگیری، راهحلهای عملی، مبتنی بر فناوری و مهندسیشده ارائه میدهد. بنابراین میتوان گفت که پندار نه تنها یک انتخاب مناسب، بلکه یک ضرورت استراتژیک برای اجرای موفق پروژههای پیچیده و بزرگ مقیاس در صنایع مهندسی و ساخت است.
