در مقاله «تأثیر کنترل دستی اسناد بر موفقیت پروژههای ساختوساز» که توسط احمد و کریم در سال ۲۰۱۷ در مجله بینالمللی مدیریت پروژه منتشر شده، نویسندگان به بررسی چالشهای جدی ناشی از استفاده از روشهای سنتی و دستی در کنترل اسناد پروژهها میپردازند. آنها تأکید میکنند که در بسیاری از پروژههای عمرانی، بهویژه پروژههای پیچیده و بزرگ، کنترل اسناد بهصورت دستی هنوز رایج است، اما این روش در دنیای امروز نهتنها ناکارآمد است بلکه تأثیرات مخربی بر کیفیت، زمانبندی، و هزینه پروژهها دارد.
در این مقاله آمده است که در روش کنترل دستی، ثبت، ذخیره، و بازیابی اسناد به کندی انجام میشود. این کندی منجر به تأخیر در تصمیمگیری، اشتباه در انتقال اطلاعات، و حتی گم شدن برخی اسناد حیاتی میشود. همچنین، هماهنگی بین تیمهای مختلف پروژه که نیاز به دسترسی فوری و دقیق به اطلاعات دارند، بهشدت دشوار میشود. این ناهماهنگیها در نهایت منجر به اختلال در روند اجرایی پروژه، افزایش خطاهای انسانی، و بالا رفتن ریسکهای پروژه میگردد.
احمد و کریم در پژوهش خود نمونههایی از پروژههایی ارائه میدهند که به دلیل استفاده از کنترل اسناد دستی، دچار چالشهای بزرگی شدهاند. آنها نتیجه میگیرند که بدون حرکت بهسوی دیجیتالسازی و مکانیزه کردن فرآیندهای مربوط به کنترل اسناد، پروژهها بهشدت در معرض ناکامی و هدررفت منابع قرار دارند. به باور آنان، راهکار اصلی در این زمینه، استفاده از سامانههای اطلاعاتی یکپارچه و هوشمند است که بتواند همهی اسناد پروژه را بهصورت دیجیتالی و لحظهای در اختیار کاربران قرار دهد.
در اینجا، سامانهای مثل «پندار» دقیقاً همان چیزی است که میتواند پاسخگوی نیازهای بیانشده در مقاله باشد. سامانه پندار با رویکردی مبتنی بر دیجیتالسازی و هوشمحور، امکان ثبت، بازیابی، بهروزرسانی، و اشتراکگذاری سریع اسناد پروژه را به شکل ساختارمند و امن فراهم میسازد. این سامانه نهتنها خطاهای انسانی را کاهش میدهد، بلکه شفافیت و دقت در فرآیندهای پروژه را افزایش میدهد.
از آنجا که پندار قابلیت ثبت نسخههای مختلف اسناد، کنترل دسترسی کاربران، ایجاد گردش کار شفاف و ثبت سوابق تغییرات را دارد، تیمهای مختلف پروژه میتوانند در هماهنگی کامل با هم کار کنند و تصمیمگیریهای مهم را بر مبنای دادههای دقیق و لحظهای انجام دهند. همچنین با فراهم آوردن امکان امضای دیجیتال، زمان صرفشده برای تأییدیهها و گردش مکاتبات بهشدت کاهش یافته و بهرهوری افزایش مییابد.
در نهایت، اگر به پیام اصلی مقاله احمد و کریم توجه کنیم، درمییابیم که راهکار نجاتبخش برای کنترل اسناد در پروژهها، چیزی جز پیادهسازی سامانههای هوشمند و دیجیتال نیست. سامانه پندار با پاسخ دادن به تمامی دغدغهها و ناکارآمدیهای کنترل سنتی اسناد، میتواند نقشی بنیادین در تحول دیجیتال پروژههای ساختوساز ایفا کند و به موفقیت عملیاتی، زمانی و مالی آنها کمک شایانی نماید.
